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星际最新官方网址2020届本科生毕业审核与证书制作管理工作规范(试行)
2020-05-14  

附件:

星际最新官方网址2020届本科生毕业审核与证书制作管理工作规范(试行)

序号

项目名称

工作内容

责任分工与工作要求

备注

A

教育教学计划

 

 

 

A01

确认专业培养计划

学院指定的专业负责人根据学院的统一部署,按照规范和要求充分调研,切合实际,制定、确认毕业专业的培养计划符合学校确定的本科专业培养计划相关指导意见,并上报学院审核。

学院分管领导负责根据学校、学院本科教学发展的目标定位,组织学院专家对本科专业的培养计划进行总体规划、宏观管理和方案审核,确保符合学校规定的本科专业培养计划制订的相关指导意见和要求,确保培养方案符合国家教育方针政策和经济社会发展的要求。

对不符合要求的(或经学校审核不达要求的),学院必须及时组织修改、调整,未按时完成专业的培养计划制定(或修改)影响学生学业的,由学院负全责

教学秘书将经学院审核、确认的专业培养计划及时上报教务处,并负责催办、联络工作,确保专业培养计划的确定及时、高效完成,不影响学生学业修读。

教务处在收到学院报审的培养计划材料后,及时组织审核,并将相关审核意见及时向学院反馈。通过审核的确定为专业培养计划,即成为学生完成学业的刚性教学文件--专业教育教学计划。

学院分管领导负责组织学院相关人员(如专业负责人、教学秘书等),及时向学生公布各所属专业的教育教学计划。

专业负责人负责培养计划的制定、确认工作;

学院分管领导负责组织规划、管理和审核;

教学秘书负责报送、联络和催办工作,并跟踪实施情况;

教务处负责组织审批,并形成审批意见;

⑤未按时完成专业的培养计划制定(或修改),给学生修业造成的,由学院负全责;

⑥未及时向学生公布专业培养计划(含异动)的,由学院相关人员负全责

⑦学院对所属专业的教学培养方案(含异动)负责解释。

 

A02

教学计划的异动

学院指定的专业负责人根据《星际最新官方网址普通本科教学计划异动管理办法》于每学期第六周前填写《星际最新官方网址教学计划异动申请表》,提出专业培养计划异动原因及异动结果、异动方案,报由学院审核。同时对通过审批的异动情况负责组织实施。

学院分管领导负责组织对专业培养计划的异动情况进行审核,对不符合教育管理规定和学校规范要求的,要坚决取消异动申请;对符合规定且认为必须进行异动(即不异动不能完成教学计划)的,必须详实说明根据,简要报告学院审核是不符合规程,在签署字确认后报送教务处。

教学秘书及时将形成学院审核意见的培养计划异动材料(如申请表等)报教务处,并负责联络、沟通和催办。同时对通过学校审批的教学计划异动情况负责做好实施监控和组织排课选课等工作。

教务处负责组织审核各学院报送的培养方案(教学计划异动)情况,形成审批意见,并将相关意见及时向学院反馈。通过审核的异动确定为专业培养计划,即成为学生完成学业的刚性教学文件--专业教育教学计划。

学院分管领导负责组织学院相关人员(如专业负责人、教学秘书等),及时向学生公布专业培养计划的异动情况。

①培养计划的异动由专业负责人负责提出申请并陈清理由、措施、方案等,并确保异动后的实施;

②学院分管领导负责组织审核并核实理由,签署具体意见并监督落实工作;

教学秘书负责报送、联络和催办工作,并跟踪异动修改和实施情况

④教务处负责组织审批,并形成审批意见;

⑤必须维护培养计划刚性教学文件的严肃性,没有充足理由不得异动、调整。

 

A03

教学计划的执行

教学秘书负责根据专业培养计划(含异动)的规定,准确提出本学院排课学期各专业的教学执行计划方案(通识选修课执行方案由教务处统一安排),报学院专业责任人审核。

⑵学院确定外聘教师计划。教学秘书负责收集、整理、协调本学院的开课任务,需要聘请其他学院教师上课的,以学院专业负责人、教研室负责人和学院分管领导确认后,由教学秘书负责形成外聘计划。教学秘书同时负责收集、汇总其他学院报送需要学院承担开课任务的聘书(计划),协助学院完成开课任务和落实任课教师。

⑶专业责任人负责根据本专业培养计划对教学执行计划方案进行审核,确认本专业的教学执行计划(含异动)无误,提出教学实施工作要求(如全英文和双语教学、教学分班、外聘任课老师建议等),报学院分管领导审批。

⑷教研室负责人根据学院汇总、整理的开课任务,按照学校、学院的有关规范和要求(如教授必须为本科生上课、全英文和双语教学要求、外聘任课老师等等),科学、合理落实开课任务,确定任课老师。

⑸学院分管领导负责根据专业培养计划组织审核教学执行计划方案,相符的准许执行并形成开课任务;属于特殊情况需要上报,在学校规定的时间内书面上报教务处研究决定。

⑹学院分管领导根据本学院各专业的教学执行计划与承担的所有开课任务(含跨学院开课),按照学校的教学要求,进行总体规划和协调处理,组织学院相关人员抓好跨学院外聘计划制订、所有开课任务(含跨学院开课)的分配与落实,以及教授上本科生课程、全英文(双语)教学、小班教学推进等工作的落实,确保教学计划与开课任务完成。

⑺教务处负责通识选修课的开课组织、协调工作,负责组织协调跨学院开课任务(公共课部分)的落实,负责学院上报的教学执行计划异常情况的审核、处理,负责教学执行计划实施工作的宏观调控。

⑻教学秘书协助学院领导、专业负责人和教研室负责人,做好跨学院外聘计划、所有开课任务、教授上本科生课程、全英文(双语)教学、小班教学工作推进等等的落实工作。负责根据确定的教学执行计划和任课教师的安排情况,在管理系统中录制各专业的教学计划、开课任务。负责根据实际教学需要,合理调配教学班组成,并按要求科学、合理地完成排课。

学院领导负责组织学院相关人员(如各专业负责人员、学生工作管理人员、教学工作管理人员、骨干教师等)做好学生学分制选课和学习的指导工作,引导学生做好学习划划,帮助学生顺利完成教学计划规定课程的选修。

①教学秘书负责提取教学执行计划数据(含异动);

②教学秘书负责收集外聘教师计划(聘书),公共课报教务处统一协调,专业课直接与开课学院联系沟通、协调落实。

③教学秘书负责汇总、整理开课任务(含跨学院外聘),协调相关专业、教研室进行落实。

④专业负责人负责审核教学执行计划(含异动),对必须异动的情况按要求进行上报。

⑤教研室负责根据开课任务确定任课教师,按照要求落实好开课任务。

⑥教学秘书负责根据开课任务的落实情况,反馈跨学院外聘的学院(公共课的同时反馈教务处)。根据教师落实情况,科学、合理地按规定的要求,完成排课工作,并组织学院、任课教师进行核查。

⑦学院领导负责组织本科教学的协调与实施工作,确保教学计划和开课任务顺利完成。负责组织指导学生学习,引导学生选课。

⑧教务处负责组织通识选修课的开课,审核教学计划异常,汇总各学院报送的公共课开课聘书,协调公共课的教学分班,组织协调排课与选课。  

 

A04

教学计划实施检查

教学秘书负责对专业培养计划进行跟踪检查,并确保所有课程(含教学环节)在毕业学期前完成排课(含异动的专业培养计划),发现有未完成的情况及时报告学院专业负责人和学院分管领导。

专业负责人负责审核确认专业培养计划的执行情况,对未能按时完成的,提出应急解决方案并报学院、学校进行补救,确保教学培养计划按时、完整完成开课。

学院分管领导负责组织学院相关人员(专业负责人、教学秘书等)每学期对专业培养计划各环节的开课完整性、及时性进行审核、检查,并负责对发现的问题、情况及时报告、处理。

教务处负责对学院审核、检查报告的相关情况进行协调,处理,督促学院建立机制加强自查,做好教学计划实施的保障工作。

教学秘书负责对学院各专业教学培养计划执行的完整性、及性时进行检查。

专业负责人负责确保全部培养计划完整、按时完成执行;

学院分管领导负责组织教学培养计划(按学院、各环节)的实施、监督与管理工作;

教务处负责宏观管理与协调处理工作。

各学院必须在毕业学期前完成检查。

B

学生成绩审核

 

 

 

B01

课程成绩提交

任课教师在完成教学计划规定的课程后,在规定的时间内准确、完整地完成所任课程班课程成绩的考核评定、网上提交和成绩档案送存。并将经教研室审核、学院盖章后的成绩单分别报送承担开课任务的学院和学生所属的学院。

任课教师必须提前向教学班学生公告课程考核原则(含考核成绩组成比例等),根据学生学习、考核情况,公平公正完成成绩的评定。对出现的上了课的学生无成绩(或无法登录成绩)的情况必须提前调查、处理,对取消考核资格的要按程序办理,对教学与考核中出现的异常情况要及时掌握、规范处理。

开课学院教研室负责人负责对任课教师提交存档成绩的规范性、完整性、合理性等进行检查、审核,对不符合规范要求的责令任课老师进行整改,并对出现的问题或异常情况报学院处理。对符合规范要求、没有发现异常的签字确认。

承担教学任务的开课学院教务员根据任课教师(或教研室)提交的成绩存档材料,按规定要求,进行分类整理和汇总存档。对不按时提交的,进行催办、统计、报告。

学生所在学院教务员根据任课教师(或教研室)提交的成绩单,向学生公布成绩或引导学生进行网上成绩查询,并及时建档管理。负责监控成绩数据的安全性、完整性和准确性。

学院分管领导负责人负责组织成绩提交工作的管理、监控和督查、处理工作,对于不按时完成试卷评阅和成绩提交(或不按规范要求完成提交)成绩的任课教师,进行催办、处理。属于教学事故的,按《星际最新官方网址本科教学事故认定处理办法》进行上报、处理。

⑺教务处负责确保教学管理信息系统正常运行,负责成绩提交工作的管理、指导与督查工作,负责解决(解答)任课教师成绩提交工作的技术咨询。

⑻学校组织的所有教学考试,含正常期考考试(考查)、补考、缓(停)考,成绩评定、提交和存档的工作程序同等要求。

⑼涉及毕业班重修生课程的考核要求见《关于2020年春季学期本科教学工作安排的通知》第六条,由返校的毕业班重修生向任课老师提出考试申请,任课老师为这部分学生单独出题组织考试并于结课后五天内提交成绩,可按下述方式提交成绩:开课学院领导审查后,由教务员在星际最新官方网址“教学综合信息服务平台(教务管理系统)——成绩管理——成绩补录”进行成绩录入,报教务处审核通过。

成绩提交不按时、不完整、不准确、不规范由任课教师负全责。

教务员应当对任课教师按时提交成绩尽到提醒的职责和义务。对任课教师报送的存档成绩单与提交成绩数据进行规范性、完整性和安全性监督、检查。

教研室负责人对任课老师进行课程考核、成绩评定与提交的规范性、完整性、合理性神进行监督、审核。

学院分管领导负责组织检查、监督、审核任课教师提交成绩的规范性、完整性、合理性和安全性。负责组织处理、上报成绩提交中出现的问题和事故(含不按时提交报送)。

教务处负责组织成绩的宏观管理与协调监控。

学生具有查询自己成绩的权利和自由,且必须经常性关注、核实自己的学业成绩。

 

B02

学生成绩自查

学院在公共查询平台上提供专业培养计划查询,并组织相关人员负责对学生成绩自查情况中提出的问题进行答疑、解释。

教务员逐一打印毕业班学生成绩单,按行政班组织学生核对、确认自己的课程修读与学业成绩(务必结合教学计划的要求,按各学分模块毕业要求逐一核实),并受理、核实、处理学生进行核对、确认过程中提出的问题。

学生根据专业培养计划的要求,逐项核对自己学业修读的各环节课程名称、成绩、学分和课程类别、考试类别、学分绩点等全部成绩单信息。经核实无误的,学生签字确认(签“经核实无误”、签字、日期)。毕业资格审核时课程成绩可按最高成绩记载。没有收到确认成绩单的学生,必须及时、主动向学院教务员申请。

⑷对于已经通过学校审批认定的替代课程(含替代修读和交流学习认定课程),按照已经批准的课程学分和成绩认定方案进行自查、审核。如在自查、核对中发现不一致的情况,务必及时书面向学院教务处提出。

学生成绩自查必须按学院规定的时间完成,不能由他人代替办理,必须学生本人自行核实、本人签字确认。对符合条件可进行无效处理的课程,在核对成绩单的相应课程名称处标明“申请无效处理”。

对自查核实中提出的异议和问题(必须书面),由教务员负责调查核实。需要上报学院的,由学院分管领导协调教学秘书、任课教师、开课学院,专业负责人等人员,按照学校有关规定进行协调、办理(或处理)。学院无法处理(或决定)的,由学院将查实的详情书面报学校教务处。

①学院负责组织学生自查学习成绩,并进行公告。学院不提供专业培养计划给学生查询的,相关责任由学院承担。

学生必须自觉确保学习成绩所有信息准确、无误。不按规定的时间和要求完成修读课程、学分、成绩等信息自查的,或自查核对中发现的问题没有书面向学院提出核实(或处理)申请的,学生自负其责。

学生自查核对中提出的问题、疑问,由学院负责按照学校相关规定,根据调查的实际情况进行办理(或处理)。

学生必须对自己提出的疑问、问题进行跟踪,并对经审批确认需要更改、调整的结果进行确认。

518日前进行第一轮自查(学院打印成绩单确认);

完成毕业答辩后一周内进行第二轮自查,具体时间由学院安排(对在校期间全部毕业成绩,网上自查)。

B03

课程学分认定

参加校际交流项目的学生,在交流学校获得的课程学分,可以按照《星际最新官方网址本科生交换生课程学分认定与学籍管理办法(试行)》等规定,根据派出部门审核确认的学习成绩单(需要校方教务部门出具),备齐相关材料,提出课程替代和学分成绩认定申请(含方案),并报学院审核。

⑵交流学习派出部门负责联系派出学校,由对方学校教务部门出具一式3份的交流学习成绩单(原件),并由派出部门审验,盖章确认。

学院专业负责人负责组建课程替代和学分成绩认定小组,按照教学为本、学分对等、有利于学生的原则,对学生提出的申请方案,根据学生就读专业教学培养计划的设置与教学要求进行审核(含确认课程名称、课程性质、学时学分和认定成绩的对应关系等)。予以通过的小组签字确认后报学院,需要调整的由审核小组提出意见并指导学生进行修改、调整。

⑷教务员负责对学生提出课程学分与成绩认定申请的数据规范性、完整性、准确性、合理性进行复核。特别是因教学计划变动造成的学生提出的课程学分和成绩认定申请,必须对相关数据进行核实,确保无误。

学院分管领导根据学院报送的材料进行审核。对校内修读的课程且属于因教学计划调整异动产生的课程性质变动的同学分课程(即同名课程且其他要求相同,仅课程性质变动的),经核实属实的进行审批;对其他情况的课程替代和学分成绩认定申请,进行审核形成认定意见签名确认后,报学校教务处。

教务处学籍科根据学校相关规定,对学生提出的课程替代和学分成绩认定方案进行预审,符合规范要求的予以通过,不符合规范要求的则提出调整指导意见由学院重审。

财务处收费科以通过教务处的预审方案为依据,根据物价部门确认的收费标准和学校的收费相关规定,完成相关课程的学分学费的收取、计费工作。  

教务处负责受理学生提交的课程学分和成绩认定申请终审材料,对符合规定要求的,按规定的时间要求完成审批手续,并反馈给相关学生(学院)。

学院教务员负责受理并汇总整理审批后的学生课程替代和学分成绩认定申请,指导学生按照规定的程度要求办理,并进行成绩维护与材料存档。

⑽学生必须及时、主动跟踪课程学分和成绩认定申请审批结果在成绩系统中的更新情况,确保数据准确、无误。

 

学生进行课程替代和学分、成绩认定的基本原则为教学要求相符、学分对等(或不低偏离)、成绩对应。

学生需要进行课程学分和成绩认定的交换学习课程,必须按文件规定的要求在回校后及时申请。在校学生的课程替代和课程学分成绩认定,原则上在每学期开学后前4周进行。

专业负责人负责按要求组建认定小组,并负责组织讨论研究后形成审核意见或进行指导,对认定的合理性等负责。

学院教务员负责复核课程学分和成绩认定申请的规范性、完整性、准确性、合理性。负责对认定申请进行存档、记录(录入)、管理等工作。

学院主管领导负责课程学分和成绩认定工作的组织协调、监督审核。上报成绩审核材料必须本人签名确认,不能印章。

财务处负责核实相关课程的学分学费的收取、计费工作。

教务处负责课程学分和成绩认定宏观管理与审批协调。

⑦学生提交的课程学分和成绩认定申请必须为打印件。

学生必须在毕业学期以前完成课程学分与成绩认定。

特别提示:

2012版、2015版、2017版专业培养计划中的课程名称或课程内容相同且教学要求相近而学时学分不同的课程,其课程学分可互为替换。须经学生提出书面申请,学院审核并认定课程学分的替换方案后,经教务处批准后予以承认。

B04

成绩复查

教务员根据学生自查成绩中提出的各项疑点、问题,协调组织人员根据成绩存档材料进行核实确认、审核处理或解释说明。

教学秘书确认各专业培养计划规定的各教学课程(环节)执行情况,确保完成全部课程(环节)的开课(排课)任务。

教务员负责检查每一门课程的成绩是否已经提交,并对不按时提交成绩,或违反成绩管理规定等异常情况及时上报学院。对提交成绩按要求进行提醒。

教务员根据教学培养计划的规定,按照学生毕业的课程、学分要求,对学生的毕业成绩进行复核。需要处理的,根据学校的有关规定进行处理,对需要进行无效处理的课程成绩进行成绩无效标识,确保毕业成绩完整、规范、真实,并在完成处理、调整后,再次组织学生核对,以确保无误。

学院分管领导负责组织对毕业生的成绩复查工作,并对发现的问题或异常情况进行协调处理。对本学院承担开课任务的任课教师,不按规定要求完成课程成绩提交的行为不清查、不处理、不上报的,所造成不良后果的一切责任由学院承担。

学院教务员负责汇总整理学生核实成绩的签字确认材料,由学院保留至学生毕业(结业)离校6个月后,按不外漏件妥善销毁。

教务员负责组织成绩核查工作,并对学生自查提问进行核实、确认和解释。

教务员在进行成绩审核时,对于学生申请或经确认不需要的课程进行课程成绩无效标识,不能删除学生的成绩数据,即任何成绩数据不能删除。

③教务员负责检查各门课程成绩提交情况,如发现异常情况及时报告学院。

教学秘书负责确保培养计划课程的开设。

学院分管领导负责成绩复查的组织协调与监督检查。

 

B05

毕业成绩审验

学生完成全部专业培养计划规定的课程后,在学校(学院)规定的时间要求内,完成毕业成绩的自查,对有异议的及时向学院教务员提出复核申请。

教务员根据专业教育教学计划的规定,按毕业学分是否达到要求(总学分和课程模块学分),各门必须课程和实验(践)环节是否获得学分等要求,审核学生的学业成绩。

毕业成绩审验,15版教学计划除了核算各个模块学分是否达到毕业学分要求外,还需要核对以下几门课程成绩:1、体育4个学分;2、《军训》《军事理论》;3、《劳动》;4、《大学生就业与创业指导》2个学分5、《普通话培训与测试》;6、实践环节要求的创新创业学分;7、通识选修课《大学生心理健康教育》2个学分,课程名称中带有创新创业字眼的课程2个学分。

对达到毕业条件的,形成完整、规范、准确、真实的学生毕业成绩档案,并按学校统一的格式规定和时间要求,一式2A3打印学生在校学习成绩总表。

对于中加国际学院分流的学生,根据其分流的实际情况,教务员负责在其打印成稿的存档成绩单的备注栏中分别进行加注,蓝色条形加注印章内容如:“2+2”英语+专业培养模式、“2+3”英语+专业培养模式、“2+4”英语+专业培养模式。

⑹对于与华南理工大学联合培养的学生,其大二、大三学年的学习成绩直接按在对方学校的成绩审核(原件审核后也需存档)。其毕业成绩单打印成稿后在备注栏中进行加注,内容蓝色条形加注印章内容为“与华南理工大学联合培养”。

教务员负责对获准毕业、结业、肄业的学生总成绩单中,检查是否修业起止时间准确,在毕业审核结论中是否已经相应注明“准予毕业”、“准予结业”   、“准予肄业”。对授予学士学位的,授予学士学位类别是否准确,是否加注了“授予XX学士学位”。

同时核实学历证书和学士学位证书的类别、编号等,对证书编号信息进行核对、确认。确认无误后进行签名确认,按要求汇总整理后报学院。

学院分管领导负责组织教务员等学院相关工作人员和毕业班学生,对毕业成绩进行复查、核验,要采取有效措施、明确分工责任,确保成绩无误。

经复核无误的,报学院院长(或常务副院长,前两者无在职人员的则由学院党委书记负责)审核并签印确认后,加盖学院公章(红印)。

教务员负责组织学生进行定稿前的最后核验,并明确公告和指定截止日期、学生核验要求,问题受理方式。

②教务员负责根据毕业学分要求(总学分、模块学分)和课程修读要求(必修课、选修课和实践实验环节),准确审核学生毕业资格,提出毕(结、肄)业审核和授予学士学位审核是否成绩达标的意见。

教务员负责组织复核、确认成绩单加注内容,并负责按照规定的要求(时间规定、技术规范等 )制作、审查学生毕业成绩单。

学院分管领导组织毕业生学习成绩审验的协调、管理与监控、审核工作。

学院院长(主要负责人)负责对毕业生成绩单的学院最后审核和签字确认工作。

 

B06

毕业成绩存档

教务员负责按照专业班级以学号递增为序,一式2份汇总、整理学生毕业成绩单。将完成学院所有签批手续后的毕业成绩单,用长尾夹夹装并附封面上报教务处。

教务处学籍科负责组织对成绩单数据进行规范性、完整性检查,并对准确性进行加强检查,通过检查的盖章确认。

教务处按照毕业成绩单一式2份的要求,按专业、班级进行分类整理。完成检查、审理后,一份在学生档案离校前与学生工作部(处)学生档案室完成确认、交接;另一份由教务处按学校档案馆规定的时间、规范要求移交存档。

学生工作部(处)负责将交接收到的毕业生在校学习成绩档案,置于学生个人档案中,随学生个人档案调离,与学生个人其他档案同保管。学生档案调离前由工作部(处)学生档案室负责检查、落实。

档案馆接收毕业生在校学习成绩档案后,负责组织整理并按照有关规定要求进行永久性保存。

留学生的毕业成绩存档工作,按照留学生管理部门的统一要求执行,相关材料、数据报由留学生部门处理。

教务员负责离校学生一式2份在校学习成绩单的制作、审核和汇总、整理;

教务处负责组织成绩单存档工作,收齐离校学生成绩单,查验规范性,抽查准确性。

学生工作部(处)负责确保每一位学满一学期的在籍本科学生离校时学生个人档案中存放如实的成绩档案。

档案馆负责对每一位学满一学期的在籍本科离校学生的成绩档案永久保存。

 

C

毕业学历审核

 

 

 

C01

毕业基本信息自查

教务员根据教务处、招就中心提供的本科学生学籍基本信息数据,组织学生按专业班级逐一核验自己的学籍状态、姓名、性别、出生年月、修读专业、身份证号,修业起止时间等信息。

学生核对信息时不能代核代签字,必须学生本人核验确认。如因代核代签字造成的一切不良后果,由学生本人和代核代签者承担责任。

如有信息不一致或本人认为需要改动的,由学生本人在规定的时限内提出书面申请,报交学院教务员,并按教务员的引导和规范的程序办理。

教务员汇总学生自核自查材料和学生提交的申请说明材料后,及时报送教务处学籍科,并协助进行调查、核实。

学院领导负责组织协调学院各方力量,做好学生基本学籍信息核查的组织实施与监督管理工作,做好相关问题的调查处理和解释说明工作。

教务处负责学生基本学籍信息学生自查的数据准备,并制定学籍基本信息核对方案、指导核验工作。负责组织核实、处理学院报关的相关问题,并形成处理意见进行反馈。

对于已经获准更改个人毕业基本信息的(含姓名、性别、出生年月、身份证号等),由学生出示审批函(件)向学院(校)予以说明。

学生核验自己学籍基本信息时务必细致、准确、全面核对,确保真实、无误,否则学生自行承担后果。

教务员负责组织实施核对的工作并进行公告,承担因组织实施不到位造成的责任。

③学生本人必须亲自核实确认,不能委托、代理。

学院领导负责组织实施,做好基本学籍信息自查的实施监管与协调工作(特别是学院内教学与学工的协调)。

⑤教务处负责数据的准备与工作的管理、协调和问题调查核实处理。

学生的毕业生基本信息必须在毕业学期以前

C02

毕业基本信息复核

学院教务员根据教务系统数据向学院学生管理部门提供完整的各专业的毕业班学生名单、人数,由学生管理部门确认注册情况是否属实,各专业学生人数以及名单的姓名、性别等基本信息是否与实际一致,与招生数据、转学数据信息是否一致。发现不一致或异常情况及时检查并报告、处理。

教务员汇总、整理学生自核材料和学生提交的申请说明材料,进行核实、查对,并连同核查结果以及学院核查时发现的其他不一致或异常情况,及时书面报送教务处学籍科审核、确认。

教务员负责将教务处核查、确认的结果及时反馈,并对提出书面申请的学生根据教务处确认的结果,向学生反馈、解释并进行确认。以确保各专业毕业生毕业基本信息与学信网平台数据一致并经过学生确认。

教务处根据学生录取信息库和学生信息异动申请的审批材料,进行逐一核验学生基本学籍信息变动申请或说明材料,对于属实的情况进行修改,对不属实或不能变动的进行解释、说明,对反映的相关问题进行处理。

教务处负责将经审批的毕业班学生毕业基本信息异动(变动)情况通过学信网平台上报、审核,并将上报结果和各专业学籍名单提供给学院、学生核验。

学院学工管理部门协助并负责确认学生的注册情况和各专业毕业生名单、人数与实际情况和招生情况是否相符。

教务员负责对学生、学院反映的情况进行汇总,并进行核查、联络,向教务处上报和向学生反馈,确保毕业生毕业信息的准确无误。

教务处负责组织毕业班学生毕业基本信息的核对工作,并对修改进行上报和批复情况的反馈修改工作。

学生本人负责学籍基本信息变更申请的跟踪、确认工作。

 

C03

毕业成绩审查

学生的在校学习成绩经过学生自查并最终确认无误,以及学院复查核实后,由教务员根据专业培养的教育教学计划进行毕业资格成绩审核。

学生在选修课模块中,多修的超过毕业学分(总学分和课程模块学分)要求的低分选修课程,可以书面向学院提出作无效处理申请。

学院根据财务部门提供的数据信息,即学生是否拖欠学费。由学院主管部门负责通知学生,欠费学生所修课程无效、成绩不予认定,必须在审核前按规定要求缴清所欠学费。

教务员根据教学计划规定的毕业学分要求,按照学校规定的时间,审核学生获得的总学分是否达到毕(结)业的标准,同时审核各模块(通识必修、通识选修、学科基础必修、学科基础选修、专业必修、专业选修、实践环节)的学分是否达到毕(结)业的要求。

教务员在审核学生毕(结)业资格时,同一门课程有多次成绩的(如正考、补考、重修、再修),学生成绩可按最高成绩及其考核类别进行记录。

教务员在审查成绩时,学生提出的多修的超出教学计划毕业学分要求之外的低分选修课程作无效处理的申请,经学院专业负责人审核、学院分管领导签字盖章审批后,可进行课程无效处理,在教务管理系统中标识并进行材料存档。

教务员将各专业毕(结)业学生成绩审核情况进行汇总,形成专业班级学生毕(结)业成绩审核情况表,报学院相关专业负责人、学院领导。

学生负责确保自己在校期间所修课程、学分和成绩等相关信息完整规范、准确无误。对于需要对课程进行无效处理的需要按学校的要求及时提出并自行跟踪,确认结果。

学院专业负责人负责对学生提出的无效成绩处理申请、教务员审核汇总的专业班级学生毕(结)业成绩审核情况表进行审核。

学院领导负责学生成绩无效处理审批和学生毕(结)业成绩审核情况表进行审核。

教务员负责对学生成绩进行整理,确保达到学生毕(结)业成绩单数据准确、格式规范、符合存档规定的要求。

 

C04

毕业资格学院审核

⑴教务员在进行毕业审核时,对于未达到最长在校学习年限且没有通过毕业资格审核的毕业班学生,要及时告知学生,由学生决定是否延期毕业。对于决定延期的学生,学校将其编入下一届毕业班;对于不延期需提前离校的,由学生本人在学校规定的时限内向学院书面提出终止学业按结业(或肄业)处理离校申请。

学院分管领导负责组织成立本科毕业生毕业资格审核小组,负责根据各毕业班的毕(结)业成绩审核情况表等,结合教学计划(培养计划)课程修读和毕业学分要求,结合学生学习实际情况,对学生毕业资格进行审查。

修完教学计划规定的全部课程,成绩合格,经学院审核达到规定的毕业学分要求的,按照“准予毕业”的审核意见由学院领导签字确认进行上报。

修完教学计划规定的全部课程,经学院审核未达到规定的毕业学分要求,申请终止学业离校或不准予继续延期的,按照“准予结业”的审核意见由学院领导签字确认进行上报。

未能修完教学计划规定的全部课程,申请终止学业离校或不准予、不能够再继续学业需要终止学业离校的学生,按照“准予肄业”的审核意见由学院领导签字确认进行上报。

⑹学院负责组织学生工作管理相关人员,清理审核毕业班学生欠费欠贷情况。对于有欠学院的学生,所修课程无效,不能进行毕业资格审核。对于没有办好还贷手续的学生,必须按规定完成相关手续的办理。

教务员根据学院审核的意见,修改、整理、汇总各专业、班级学生毕(结、肄)业成绩审核情况,形成上报数据规范材料(含报表与文件说明等),按规范和要求上报教务处。

教务员负责组织逐一审核学生的毕业成绩,并确保成绩真实客观、准确无误,经过学生本人签字确认。

教务员根据教学计划要求,准确列出每个专业毕业总学分和各模块学分要求情况。审核学生获得学分和修读课程(必修、选修和实践实验环节)的完成情况。

教务员负责汇总整理并准确提供各班的毕(结)业学生成绩和课程修读情况,形成初审意见并上报学院。

学院领导负责组织毕业资格审核工作,将初审意见提交审核小组,并根据教学计划和学生学习情况进行复审,清理欠费情况,形成学院审核意见,并按程序上报。

 

C05

毕业资格审批

学院对学生是否达到毕(结)业资格的审核负直接责任,学院必须成立审核小组,采取有力措施、明确责任、细化分工、落实到位。对于学院不能(没有依据)确认,需要上报学校研究确定的特殊情况,必须由学院书面提出,经学院审核小组确认,学院领导签署意见后报学校教务处学籍科。

经学院审核通过的毕业班学生毕业审核情况,由教务员汇总整理后,在学院进行公示公告(不少于3天),并按学校规定的时间和数据规范要求,按时报教务处学籍科。同时,将按教务处规定的要求整理好的毕(结、肄)业学生名单(公示公告稿),报送教务处学籍科(含盖学院公章和领导确认签字的纸质材料及其电子稿,且必须完全一致)。

教务处学籍科负责收集、汇总、整理学院报送的材料,对学院报送的特殊情况、异常情况及时向领导汇报。对学院审核通过的数据进行复查、审核,并进行汇总、整理、统计。对学院报送的不规范材料及时处理,发现有问题的及时核查、更正、处理。

教务处对学院汇报、反映的特殊情况和出现问题及时调查、研究和处理,并及时向学院反馈处理结果或意见建议;对符合条件的毕(结、肄)业生名单提出审批意见。如无变动即形成上报的毕(结、肄)业名单;如有变动的,及时通知学院进行核查、确认,如影响到学生毕业资格的必须及时通知学生本人进行确认。

经学院、学生核实无误后,教务处学籍科将整理汇总完成的全校毕(结、肄)业学生审核名单,报学校审批,并对通过学校审批后的结果进行公布。

教务处负责审核学院报上来的毕(结、肄)业学生审核名单中,学生就读专业名称是否准确、规范,与学信网平台、招生信息(或转专业、转学信息)相符,学生毕业总学分是否达到规定要求,学生入学时间和完成修业时间是否无误,专业的学制是否正确。

⑺学校根据教务处上报的材料,进行审批,并按照规定的程序要求和纪律规定办理相关手续。

⑻学生毕业资格审核时,对毕业资格审核过程遇到的相关疑问或发现的有关问题,可向所属学院教学办教务员进行反应,或直接书面报告教务处学籍科(学籍科电话:3272095 3236767)。

学院领导负责成立审核小组,组织对本科生的毕业资格进行审核,形成审核意见。

教务员负责对学生毕业资格审核提出初审意见,并形成学生毕(结、肄)业情况审核名单,组织公示公告,对毕业资格审核中存在争议的问题进行调查核实、上报处理。

③学院负责组织审核小组对学生毕业资格审核中的争议或不确定问题进行研究、决定,形成处理意见,拟同意的上报学校审核,拟不同意的负责向学生做好解释工作。

教务处学籍科负责汇总全校数据,对学院报告的特殊、异常情况进行调查、核实、报告、处理;负责对学院报送的毕(结、肄)业学生名单进行复查、核验(抽查);负责对学院审核通过的毕(结、肄)业学生名单提出审批意见和向学校报批;负责对审批的结果进行公告。

⑤学校负责对毕(结、肄)业学生名单进行审批并办理相关手续。

 

D

学士学位审核

 

 

 

D01

学生自查符合授予学士学位情况

学院负责组织毕业班学生开展授予学士学位达标自查工作,并为学生提供技术支持与政策咨询服务。

学生自查学士学位授予要求的个人基本信息(姓名、性别、出生年月日、身份证号、课程学分、成绩信息(含加权平均成绩和加权学分绩点等)、所修专业、专业学科与学士学位类别等),并确认无误。

学生根据《星际最新官方网址学士学位评定标准》及相关规定,自查思想政治、业务水平等方面是否达到星际最新官方网址学士学位授予标准。

学生对自查中发现与实际不一致的情况,或需要提出质疑的,在学院规定的时间内以书面形式向学院提出。

学院根据学生自查提出异议,及时组织相关人员进行核查、处理,或调查上报。

教务处负责在教学管理系统中完成学生基本学籍信息的数据准备,确保基本信息数据状态为最新信息且与学信网平台一致。负责指导学院开展自查核验工作。负责组织核实、处理学院报关的相关问题,并形成处理意见进行反馈。

对于已经获准更改个人毕业基本信息的(含姓名、性别、出生年月、身份证号等),自查核验时由学生出示审批函向学院(校)予以说明。

学生必须在学院规定的时限内完成自查,不自查或不按要求完成自查的,所造成的一切不良后果学生自负其责。

②学院领导要负责组织学生开展好自查工作,并安排相关人员负责指导学生自查和提供咨询服务,并在学院进行公告。

对学生自查提出的问题,由学院负责组织调查、核实。需要上报的,需要备齐相关材料并经学院分管领导签署意见。

④教务处负责数据的准备与工作的管理、协调和问题调查核实处理。

 

D02

学士学位授予学院审核

学院对学生是否符合学士学位授予条件的审核负直接责任,学院必须成立审核小组,采取有力措施、明确责任、细化分工、落实到位。对于学院不能(没有依据)确认,需要上报学校研究确定的特殊情况,必须由学院书面提出,经学院学位评定分委员会确认,学院学位评定分委员会主席签署意见后报学校教务处学籍科。

教务员根据各专业的毕(结)业成绩审核结果,对照《星际最新官方网址学士学位授予工作细则》,对达到毕业条件的学生,逐一进行授予学士学位条件审核。

学院学生管理部门根据教务员提供的学院毕(结)业审核学生名单,逐一核查学生在思想政治上是否符合授予学士学位,是否属于在籍期间所受警告、严重警告、记过、留校察看等纪律处分,到期按学校规定程序予以解除者不能授予学士学位,并将不符合授予学士学位条件的审核结果清单,由经办人和学院领导签字确认后书面反馈给教务员。

教务员按照学士学位授予条件,依次对不能获得毕业资格的,加权成绩没有达到70.0的,在籍期间所受警告、严重警告、记过、留校察看等纪律处分,到期按学校规定程序予以解除者或政治思想方面没有达到授予学士学位条件的(以学工部门提供的清单为准),以及其他原因不符合授予学士学位条件的,进行剔除和备注说明,并按专业形成拟授予学士学位学生名单报表并上报学院分管领导。

⑸学院分管领导根据教务员初审的拟授予学士学位学生名单进行审核后,提交学院学位评定分委员会。对于不符合学士学位授予条件的,安排工作人员至少提前于学院学位评定分委员会审核会议5天,以书面形式送达或公告,对学生预计不符合授予学士学位的条件进行提前预告,同时公告学院学位评定分委员会审核会议时间。

学生如对学院的预告情况有异议或不服的,可在接到预告后于学位评定分委员会审核会议前将相关意见书面材料报学院学位评定分委员会,由学院学位评定分委员会负责组织调查、核实。

学院学位评定分委员会根据学院报送的数据,结合相关的调研材料,就学士学位授予相关情况在学院学位评定分委员会审核会议上进行审议。审议通过的,确认各专业授予学士学位的类别、人数,由学位评定分委员会主席签署审核意见后上报教务处。

学院学位评定分委员会根据规定确认不符合授予学士学位条件的,在审议会议后及时形成书面报告,由学位评定分委员会主席签署意见后上报,同时在学院审议会后3天内由学院评定分委员会将审议结果预告学生本人。

学院教务员根据学院学位评定分委员会审议的结果,汇总整理相关数据和材料,规范完整填报相关表格,按照学校的统一要求,及时上报教务处学籍科。

①学院领导负责组织学士学位的授予审核工作,并对审核数据信息的准确性、完整性和规范性负全责。

教务员负责提供准确的毕(结)业毕业资格审核情况名单,并确保毕业审核结果、加权平均成绩(加权学分绩点)等准确无误。

学生管理部门负责根据教务员提供的名单,核查并提出其中思想条件不符合和受过留校察看(含已解除)不符合授予学士学位的学生名单,并以清单形式准确提供给教务员。

教务员负责汇总各方数据,审核授予情况,形成拟授予名单,并对不符合条件的毕业生进行预告,并向学院领导汇报相关情况。

⑤学院分管领导负责组织协调和监控管理具体审核工作,并向学院学位评定分委员会进行报告、说明。

学生应根据学校学士学位授予标准,核对自己条件,维护自身权利。

学位评定分委员会负责组织调查核对学生提出的有关学士学位授予方面的质疑或投诉,召开审核会议,形成上报意见。

 

D03

职能部门复核

教务处学籍科负责按照规定的时间、规范和程序要求,收集、整理经各学院学位评定分委员会审议后的学士学位授予审核材料(含初审名单、统计数据、相关说明等),以及学生提出尚未解决的质疑、问题及对其进行的调查、核实说明等。

教务处学籍科按专业、学院汇总、整理通过学院学位评定分委员会审核的拟授予普通高等教育本科毕业生学士学位的初审学生名单,并向相关部门提供。同时负责组织学士学位授予的审核、复查和数据汇总工作。

学生工作部(处)负责根据学籍科提供的授予学士学位初审名单及相关材料,组织确认拟授予学士学位初审名单中,没有在校学习期间受过留校察看处分或政治思想方面没有达到授予学士学位条件的学生。如相符的签章确认,有不相符的情况及时报学院、教务处并负责组织处理,同时对学院报送的相关情况进行核查、处理。

学生资助管理部门负责根据学籍科提供的授予学士学位初审名单,组织确认拟授予学士学位名单中没有不符合毕业助贷管理规定的或没有完成相关手续的学生,如相符的签章确认,有不相符的情况及时报学院、教务处并负责组织处理,同时对学院报送的相关情况进行核查、处理。

财务部门负责根据学籍科提供的授予学士学位初审名单,组织确认拟授予学士学位名单中没有未完成缴清费用情况的学生,如相符的签章确认,有不相符的情况及时报学院、教务处并负责组织处理,同时对学院报送的相关情况进行核查、处理。

教务处负责审核学院上报的拟授予学士学位名单中,学生就读专业名称是否准确、规范,与学信网平台、招生信息(或转专业、转学信息)相符,学生加权平均成绩(或加权学分绩点)是否达到规定标准,专业授予学士学位类型是否与申报专业时的审批结果相符,学生入学时间和完成修业时间是否无误,专业的学制是否正确,以及学院是否按照预设的程序完成相关报表的审核、填写,学工部门是否已经完成复核程序,学生资助管理部门是否完成助贷审核,财务部门是否收讫学费。

⑺教务处整理形成上报校学位评定委员会材料。

教务处负责汇总学院报送的数据,进行分类、整理,并负责审核专业名称、学制、修业年限、学位类别;负责组织职能部门审核;负责协调学院审核工作,组织核查、处理学生提出的学士学位授予问题。

学生工作部(处)负责组织思想政治方面审核,确保拟授予学士学位学生名单中没有在校学习期间受过留校察看处分或政治思想方面没有达到授予学士学位条件的学生。

学生资助中心负责审核学生资助相关手续的符合办理要求,确保没有影响到名单中学生的学士学位授予的情况。

财务部门负责审核学生学费情况的清缴,确保名单中的学生完成相关学费缴纳。

教务处负责汇总、整理各职能部门的审理结果,并整理形成上报学校的终审数据。

 

D04

学士学位授予审批

教务处将经学院审议、部门复核的授予学士学位初审名单和需要上报校学位评定委员会审议的相关问题,进行汇总、整理后报学校学位评定委员会审议。

学校学位评定委员会召开会议,对通过学院学位评定分委员会审核的初审名单,以及学院需要提交学校学位评定委员会审议的相关问题及其相关职能部门核查的结果,报由学校学位评定委员会会议审议、研究决定。

对通过学校学位评定委员会审议同意的,授予普通高等教育本科毕业生学士学位,校学位评定委员会主席签署审核意见后,由教务处按程序要求办理审批手续,并成文公布。

对于学校学位评定委员会会议审议中,决定不授予学士学位的,经校学位评定委员会会议决定后,由教务处学籍科在学校学位评定委员会会议结束后,及时填写不授予普通高等教育本科毕业生学士学位决定告知书

⑸学院学位评定分委员会负责组织人员,从教务处领取相应的不授予学士学位决定告知书,采取有效方式,在会议决定后三天内将其送达或公告告知学生本人。

⑹对于不授予学士学位学生的申诉,在有效期内可凭书面材料,向学校申诉委员会提出申诉。学校学位评定委员会协调学院和相关职能部门进行调查、核实,并按规定的程度和要求进行处理。

教务处汇总、整理授予学士学位审核情况材料,报校学位评定委员会审议。

校学位评定委员会负责根据教务处汇总整理的各学院学位评定分委员会提交的审核情况,作出审核决定。对争议问题进行讨论、形成决议,并组织、协调学院学位评定分委员会进行解释,对不授予学士学位的学生进行告知。

教务处负责组织办理授予学士学位的相关行文审批手续,并发文公布,上报授予学士学位的信息数据。

 

E

毕业证照

 

 

 

E01

毕业证照照相

⑴学院教务员转发教务处学籍科代为拟发的通知,通知各毕业班学生按教务处安排的时间到指定的地点拍摄毕业证件照片进行毕业生图像信息采集;按规定的时间要求组织学生上网核对照片信息,确保毕业生图像信息、数据准确无误。

⑵学生参加拍摄时,携带居民身份证,并核实学生个人基本信息。如发现信息有误,及时向教务处学籍科提出,由学籍科按要求进行核查、更改、处理。

⑶学生确因在外实习无法按时到场参加拍摄的,须提前向教务处学籍科请假、报告情况,并自行做好安排,确保毕业学期补拍时按时参加。

⑷学生不能将不符合规范要求的相片用于学历学位的证件照片和电子图像信息。不参加毕业证照相片拍摄的造成毕业照片无法采集电子数据的,一切后果由学生本人自行承担。

⑸学生毕业证件照片完成采集后,按教务处规定的时间要求,自行上网(教务管理系统或学信网平台)核对自己的照片及其相关信息,如有不相符或影像异常的,须及时书面向教务处学籍科报告,并自觉、主动跟踪信息勘误情况,确保照片标准、信息准确、数据无误。

⑹教务处学籍科负责联系落实毕业证件照片的照相人员,组织照相工作和学生相片等相关信息的核对工作。

学院教务员负责将通知发至各学生班,并在教学信息栏中进行公告,同时协助做好拍摄组织工作。

教务处学籍科负责组织学生完成毕业证件照片的拍摄工作和数据采集。

学生不到场参加毕业证件照片数据采集的,自行承担一切后果。

学生负责核对自己的电子照片及其相关信息。学生没有认真核对或发现不相符的情况不报告、处理的,由学生自行承担一切后果。

 

E02

照片发放与使用管理

⑴教务处学籍科负责对采集到的毕业生图像信息导入教学管理系统和学信网平台,按照统一的图像信息标准更新毕业班学生电子照片。

⑵教务处根据拍摄方完成的图像信息和冲印的证件照片,按专业、班级进行分类整理,向学院核实、签发。

⑶学院教务员清点、核对确认后签领所属专业毕业生的证件照片,组织各班学生进行核对照片相关信息,核对无误后,可由学院暂时保存(强烈建议),也可签发给学生并要求学生妥善保存。

⑷学生的冲印的纸质打印版标准证件照片,将用于学生毕业时的毕业(或结业、肄业)证书和学士学位证书,其电子版用于教务系统、学信网平台,以及毕业成绩总表等。根据管理规定,毕业学生的学历学位证件上照片,必须与学信网平台、教务系统、毕业成绩总表上的照片保持一致。否则造成无法注册等一切严重后果由学生自行承担。

⑸毕业期间,在使用冲印的纸质照片和电子图像信息的过程中,如没有收到冲印的照片,或发现冲印照片有问题和出现异常情况的,务必及时报告教务处进行审核、确认、处理。

完成毕业生图像信息采集的学生,必须确保电子图像信息与收到的冲印证件照片一致、无误且清晰。

教务员在领取学生的冲印证件照片时,必须清点核准。领取后要组织学生核对,确保无误。经学生确认后建议集中保存至学历学位证书制作完成。每种证书需要一张2吋彩照。

教务处负责将电子照片导入教学平台,确保毕业生成绩单使用图像信息系统照片。

学生必须确保与图像信息照片相符,如遇异常及时报告。

 

F

两证一表制作

 

 

 

F01

毕业成绩总表的制作

各专业完成全部课程成绩的审核,成绩经学生本人确认无误,在确认学生通过学院毕业资格审核后,教务员可开始打印学生的毕(结、肄)业成绩总表。

⑵打印学生毕(结、肄)业成绩总表时,统一要求使用原装硒鼓碳粉,80gA3纯白标准打印纸进行单面黑白打印,一式2份。打印中出现模糊、皱褶、损毁的,或存在信息数据不真实、不准确、不规范、有遗误的,需要重新制作。

⑶在学生毕(结、肄)业成绩总表的备注栏中,检查并进行条形章加注,如:获得毕业资格的“准予毕业”,获得结业资格的“准予结业”,获得肄业资格的“准予肄业”;授予学士学位的“授予XX学士学位”;中加国际学院分流的“’2+X’英语+专业培养模式”;与华南理工大学联合培养的“与华南理工大学联合培养”等等。

学生毕(结、肄)业成绩总表打印后,教务员要再次确认学生修业基本信息和课程学分成绩等,确保数据准确无误、信息完整规范、符合存档要求后,在经办人处签名或盖章。

教务员将完成审核的学生毕(结、肄)业成绩总表报学院审核,学院分管领导审核确认完整、规范后,报学院院长(或常务副院长,前两者无在职人员的则由学院党委书记负责)审核并在指定位置签名或盖章。

⑹教务员汇总、整理各专业学生毕(结、肄)业成绩总表,确认核实无误且毕业学生人数相符,在成绩总表的左上居中压印学院名称适当位置加盖学院公章红印后,报教务处学籍科。学生毕业成绩总表打印件必须保持洁净、清晰、平整。

⑺报送教务处学籍科的成绩单按专业、班级成表,以学生学号递升为序,用干净长尾夹加封面夹装,封面标明规范的学院、专业、班级名称和份数。一式2份的毕(结、肄)业成绩总表均分成一模一样的夹装成两册。

⑻通过毕(结)业资格审核的毕业班学生,其相关毕(结、肄)业材料上的加权平均成绩(加权学分绩点)必须保持一致。

教务员通过组织学生核对、学院确认等审核程序,确保学生毕(结、肄)业成绩总表成绩真实、准确、规范、无误。同一学生的成绩数据必须是一致。并按要求整理、报送。

学院分管领导负责组织学生毕业成绩的审核工作,制定规范、明确分工、落实责任,要求相关人员严格、规范地按要求完成成绩审核和毕(结、肄)业生成绩总表的制作。

学院分管领导审核时,确保成绩单份数齐全、数据规范、清晰完好,确保符合学校的成绩单制作规范和永久存档材料的要求,并向学院负责报告。

学院院长(或负责人)负责确认学生离校成绩总表审核结果,并按照要求签章确认。

教务处负责制定学生毕(结)业成绩总表制作的规范、标准和要求,并指导制作工作。

 

F02

证书编号与打印

学籍科根据预计毕业生情况,汇总各学院报送的毕业班学生获得毕业、结业和肄业资格学生审核名单并进行整理、复核后,分别形成毕业、结业和肄业学生名单数据库,汇总、整理相关数据信息。

⑵学籍科负责根据教育部的规定,按照“学校代码(5位标准代码)+办学类型代码(普通高等教育为1+颁证年份(4位)+培养层次代码(本科05)+毕业学员流水编号(6位),共18位数字组成。如:星际最新官方网址2020年毕业的普通本科毕业证编号为:105931202005XXXXXX,后6位为(毕业生学员流水)的编号。完成毕(结)业证书编号后,学籍科必须交叉检查、核实编号无误。

学籍科负责根据学校的规定,按照“肄+肄业年份(4+流水编号(3位)” 规则,对通过肄业审核的学生名单的肄业证进行编号,并交叉检查、核实编号无误。

学籍科负责根据国务院学位办和教育部的规定,按照“学校代码(5位标准代码)+授予学位的级别类型代码(学士学位为4+颁证年份(4位)+毕业学员流水编号(6位),共16位数字组成。如:星际最新官方网址2020年授予普通高等教育本科毕业生学士学位的学士学位证编号为:1059342020XXXXXX,后6位为(毕业生学员流水)的编号。完成学士学位证书编号后,学籍科必须交叉检查、核实编号无误。

学籍科负责根据编号后毕(结、肄)业学生名单和授予学士学位学生名单,分别设计证书打印模板,并经交叉确认、科长审核证书格式完全符合规范要求、所有数据内容齐全、证面全部信息准确无误后,使用学校统一规范的专用空白证书,打印学生学历和学位证书。

⑹完成打印的毕业、结业和肄业证书和学士学位证书,学籍科负责人必须组织人员每个专业抽查样本不少于10%,确保证书符合规范要求,专业名称规范、正确,修业截止时间准确,学制、学位类型无误,编号、发证日期正确。如发现错误或异常情况及时进行处理。

⑺完成学历和学位证书编号后,将相关学历学位证书信息及时上传管理系统,供学院、学生查询、核实。在确认无误后,学籍科按规定的要求进行数据上报。

⑻本科留学生的学历学位证书编号由留学生主管部门负责组织,具体方案由留学生管理部门商教务处确定,必须确保分段管理。

教务处学籍科负责学历和学位数据的建库、汇总与管理,并根据要求完成学生毕(结、肄)业证的编号和学士学位证的编号,并检查确认无误。

教务处学籍科负责设计相关证书打印模板,确认无误后,负责相关证书的打印工作。证书打印使用统一规范的相应空白证书,原装硒鼓。

教务处学籍科负责人负责组织对每个专业的学历学位证书进行抽查。每个专业的学历和学位证书抽查样本不少于10%。对发现的异常情况及时进行处理。

对完成学历和学位证书编号的信息数据,学籍科负责导入管理系统,并向学院发布,同时请学院监督、审核。如发现问题或异常情况,及时报告教务处学籍科处理。

⑤学院组织学生进行查询、核实时,如发现有问题或异常,及时报告教务处学籍科处理。

 

F03

学历证书的制作

⑴教务处学籍科负责打印学生的毕业、结业和肄业证书,并对特殊培养模式学生的证书进行加注(如与华南理工大学联合培养的学生,加盖“与华南理工大学联合培养”蓝色条印等)。经核实学历证书格式正确、内容无误、数量准确后,按专业签发至学院。

学院教务员清点、签领完成打印的毕业、结业和肄业学生的相关证书并核实无误后,组织、指导相关工作人员按照规范的要求,核对证件照片和学历证书面上的全部信息准确、无误,在打印证书的指定位置规范、标准、稳妥地粘贴一张毕业证件专用的2吋彩照。

学生负责核对本人学历证书上的相关信息(含姓名、性别、出生年月日、所修专业、修业起止时间、学制,以及证件照片等),确保无误。要求本人完成,不能代替。不按要求完成核对工作的,一切后果由学生自行负责。

教务员收齐粘贴证照并检查确认符合要求,学生核对信息无误的学历证书,根据教务处确定的时间安排,组织人员到校办协助证件盖印工作。

教务员负责组织学历证书的盖印,并按要求进行指导和检查:一是要在证书的贴照片下沿1/3处正向居中压印星际最新官方网址钢印(不能压印到颈部以上);二是在校名和签发日期处签盖星际最新官方网址红印(正向居中,1/3压印校名);三是齐“校长”处签印星际最新官方网址校长的红色签字印。

⑹教务处学籍科协调党(校)办相关科室,配合完成毕业生学历证书的盖印工作。制定各学院进行证书盖印的具体时间安排表,协调、指导学院完成盖印的工作。

⑺学校党(校)办配合教务处组织完成本科毕业班学生证书盖印工作,制定学历证书盖印工作具体要求和纪律规范,指导学院、学生完成盖印工作。

完成盖印工作后,教务员负责将毕业、结业和肄业学生的相关证书收集、汇总进行检查。查核证书信息、照片粘贴、签印盖章是否存在不规范、不准确、不清晰、不稳固、有遗漏或有损毁等问题,如有发现,立即处理(需要上报教务处的及时上报),同时负责暂时保管证书。

教务处学籍科负责完成学生学历证书的打印,对需要加注的进行加注。

教务员负责将领取确认的学历证书打印件,按规范要求完成证照的粘贴,组织学生核实学历证信息,按要求组织证书盖印,检查证书制作是否达到规定要求。

教务处负责协调党(校)办安排好本科学生证书盖印工作,制定学院证书盖印工作时间表,组织、协调、指导证书盖印工作。

④党(校)办配合组织本科毕业班学生学历证书盖印工作,制定证书盖印工作规范与纪律要求,并进行工作指导。

⑤教务员负责对完成制作的证书进行合格性、规范性、准确性检查,并负责暂时保管。对发现的问题及时报告、处理。

⑥教务处负责学历证书盖印的总体组织与协调,并对发现的问题及时组织处理。

 

F04

学士学位证书的制作

⑴教务处学籍科负责打印学生的普通高等教育本科毕业生学士学位证书,并对特殊培养模式的证书进行加注(如与华南理工大学联合培养的加盖“与华南理工大学联合培养”蓝色条印。经核实学士学位证书格式正确、内容无误、数量准确后,按专业签发至学院。

学院教务员清点、签领完成打印的学士学位证书并核实无误后,组织、指导相关工作人员按照规范的要求,核对证件照片和学士学位证书面上的全部信息准确、无误,在打印证书的指定位置规范、标准、稳妥地粘贴一张学士学位证件专用的2吋彩照。

学生负责核对本人学士学位证书上的相关信息(含姓名、性别、出生年月日、所修专业、学位类别、以及证件照片),确保无误。要求学生本人完成,不能代替。不按要求完成核对工作的,一切后果由学生自行负责。

教务员收齐粘贴证照并检查确认符合要求,学生核对信息无误的学士学位证书,根据教务处确定的时间安排,组织人员到校办协助证件盖印工作。

教务员组织学士学位证书的盖印,一是要在证书的贴照片下沿1/3处正向居中压印星际最新官方网址钢印(不能压印到颈部以上);二是在“校长”和“学位评定委员会主席”之间适当之处(右侧,两行间居中,平齐签发日期)签印星际最新官方网址校长的蓝色签字印。

⑹教务处学籍科协调党(校)办相关科室,配合完成毕业生学士学位证书的盖印工作。制定各学院进行证书盖印的具体时间安排表,协调、指导学院完成盖印的工作。

⑺学校党(校)办配合教务处组织完成本科毕业班学生证书盖印工作,制定学位证书盖印工作具体要求和纪律规范,指导学院、学生完成盖印工作。

完成盖印工作后,教务员负责将学生的学士学位证书收集、汇总进行检查。查核证书信息、照片粘贴、签印盖章是否存在不规范、不准确、不清晰、不稳固、有遗漏或有损毁等问题,如有发现,立即处理(需要上报教务处的及时上报),同时负责暂时保管证书。

教务处学籍科负责完成学生学士学位证书的打印,对需要加注的进行加注。

教务员负责将领取确认的学位证书打印件,按规范要求完成证照的粘贴,组织学生核实学士学位证信息,按要求组织证书盖印,检查证书制作是否达到规定要求。

教务处负责协调党(校)办安排好本科学生证书盖印工作,制定学院证书盖印工作时间表,组织、协调、指导证书盖印工作。

④党(校)办配合组织本科毕业班学生学位证书盖印工作,制定证书盖印工作规范与纪律要求,并进行工作指导。

⑤教务员负责对完成制作的证书进行合格性、规范性、准确性检查,并负责暂时保管。对发现的问题及时报告、处理。

⑥教务处负责学位证书盖印的总体组织与协调,并对发现的问题及时组织处理。

 

G

证书发放管理

 

 

 

G01

学历学位证书信息存档备案

教务处学籍科将统一编号的毕业(或结业、肄业)证书和学士学位证书导入管理系统,提供给学院、学生查询、核对。

学院教务员根据教务处提供的学历学位证书编号数据,一式2份整理、制作《星际最新官方网址毕业生证书登记表》,并确认专业名称、学制、授予学位类别准确且符合教育部的规范,专业学生人数、毕业(结业、肄业)人数,授予学士学位人数、学历证书编号、学位证书编号等准确、无误并按要求填报。

属于延长在校学习年限的,在报表备注中注明“延期”。达到允许的最长在校学习年限的,备注注明“期满8年”。属于与华南理工大学联合培养学生的备注注明“联合培养”。

教务员完成报表填写并检查确认无误后,报学院主管领导审核,并进行规范性、完整性检查,以及制作是否达到存档材料的要求。

经学院审核数据准确、信息无误的,由学院主要负责人签字、确认后,由教务员汇总整理,并在报表左上表头位置加盖学院公章。

⑹教务处负责组织毕业学生的学历学位证书信息存档备案工作,组织填报并负责汇总各专业、班级的《星际最新官方网址毕业生证书登记表》,负责学历学位证书信息存档备案工作的管理、指导和协调。

⑺学院制作《星际最新官方网址毕业生证书登记表》时,必须确保数据准确、字迹清晰。要求统一使用原装硒鼓碳粉,80gA3纯白标准打印纸进行单面黑白打印,一式2份。打印中出现模糊、皱褶、损毁的,或存在信息数据不真实、不准确、不规范、有遗误的,需要重新制作。

教务处负责将完成编号的本科毕业生毕业(或结业、肄业)证和学士学位证编号数据提供学院、学生查询、核对。

学院教务员根据学历学位编号及毕业资格审核、学士学位授予审核结果,汇总、整理数据,形成《星际最新官方网址毕业生证书登记表》,并核对相关信息,同时视情况进行备注说明。

学院分管领导负责组织审核《星际最新官方网址毕业生证书登记表》等证书存档备案信息的完整性、规范性和准确性。  

报表材料经学院分管领导审核,报学院主要负责人签字、确认后报送教务处。

教务处负责组织、协调学历学位证书信息存档备案工作。

 

G02

学历学位证书信息上报注册

学院每年的6月初完成正常批次的毕业审核工作后,向教务处报送《星际最新官方网址毕业生证书登记表》初表(截止时间为学校学位评定委员会开会时间,数据的规范性要求与准确性要求不变)及其电子材料。

学院每年10月底以前汇总当届全部毕业审核信息,上报《星际最新官方网址毕业生证书登记表》最终报表(截止至10月份毕业批次完成)及其电子材料。

学籍科负责将毕业生的学历学位信息,与教育部学信网平台的注册备案数据进行比对、核实,对信息变动的提供相关依据,确保上报的数据与学信网平台、与学生实际情况和招生数据相一致。

学籍科负责向学校招生与就业指导中心提供当届通过毕业审核,获得毕业、结业和肄业的学生名单。

学籍科负责分批次将每一批毕业审核的结果和确定授予学士学位的学生名单数据及其相关信息,按照教育部高等教育学历学位上报的数据规范与时间要求,按时、准确完成相关数据的上报工作,并确保学生的学历学位信息能够按规定要求向社会提供电子查询。

学籍科负责根据学院报送的《星际最新官方网址毕业生证书登记表》最终信息,进行审核、复查,通过审核的,由教务处加盖公章后,一份由教务处送学校档案馆存档,一份返回学院存档。

经教务处审核并盖章确认的《星际最新官方网址毕业生证书登记表》初表,一份存学籍科,一份由学院留存并作为发证依据。

教务处学籍科负责将毕业学生名单报招生就业指导中心等有关部门。

教务处负责确保学生的学历学位信息及时通过教育部学历学位审核平台,并及时向社会提供网络查询。

教务处学籍科负责组织对《星际最新官方网址毕业生证书登记表》进行审核、确认,并将最终稿移交给学院和学校档案馆分别存档管理。

 

G03

学历学位证书的发放与领取

学院领导负责组织本科毕业生学历证书和学士学位证书的核对、发放与领取工作,并制定管理措施、落实负责人员、完善工作机制。

学院将制作完成的学历证书和学位证书,根据审核通过的名单,可以分批次按专业制作《本科生学历和学位证书领取、核对确认记录表》,内容包括学生学号、姓名、专业名称(规范、准确)、学制、学历证书类别及其编号、学士学位证书类别及其编号、备注说明、签领签名、签领日期等。

学院教务员将学历证书、学位证书和《本科生学历和学位证书领取、核对确认记录表》,如数交由学院指定的专人负责组织发放与领取工作,并做好交接手续。

学院的学历和学位证书发放人员根据相关的要求,对证书相关信息进行检查,确认没有发现异常问题和信息、数据错误后,按学校规定的时间发放学历证书和学位证书。证书发放人员不能擅自主张不按规定的时间要求发放学历学位证书。

⑸为了确保数据准确无误,完成学历学位数据的上传、审核,并按规定的要求完成各环节的工作,确认向社会开放查询学历学位信息的准确性和一致性,每年的630为本科毕业生毕业证发放日,各学院组织发放毕(结、肄)业离校学生的学历学位证书,不得提前发放。

⑹在组织学生进行学历学位证书发放时,必须按照如下工作要求进行:一是在学生领证时,要求学生务必认真、仔细查对学历证书和学位证书面上印制的学生姓名、性别、出生年月日、所修专业、修业年限(起止年月)、学制、学位类别、毕业审核结论(毕业、结业等)、星际最新官方网址钢印、星际最新官方网址红印、校长(或学位评定委员会主席)签名蓝印、发证学校、签发日期、学历学位证书编号等等。二是如上信息如有不全备、不完整、不清晰、有遗漏、有破损等情况的,不要签字领取,及时报告教务处进行处理。三是只有确保证书上的上述信息准确无误后,方可签字确认领取。四是证书的核对、签领工作原则上由学生本人负责,不能代替。如特殊情况必须代领的,需要提供委托书、受委托人身份证,由受委托人在其身份证复印件上写下收条(写明收到证书的主要关键信息、签名、联系电话等等),并经现场与委托人电话联系确认。

⑺学生领证核对信息时发现有问题或有异常的,立即报告学院、教务处进行核实、处理。学生不按要求到场进行学历学位证书信息数据确认的,所造成的学生学历学位证件内信息有误,或未被发现的,由学生自行承担全部责任。

学生领取到毕业证书、结业证书或肄业证书后,向工作人员索取学历证书和学位证书外壳,学校按每生学历学位证书外壳各提供一份的要求(免费)进行准备。

各批次所有学生签领完学历证书和学位证书,填写完成《本科生学历和学位证书领取、核对确认记录表》后,由学院证书发放负责人签字确认后,将《本科生学历和学位证书领取、核对确认记录表》按照规范的要求存档由学院存档。

学院领导负责组织本科学历学位证书的核对、发放和领取工作。

学院教务员负责制作《本科生学历和学位证书领取、核对确认记录表》,填入相关基本信息并确认无误。同时连同清点无误的证书,移交给证书发放负责人员。

学院指定的本科学生证书发放负责人员必须按规定的时间即630发放证书,不按时、提前发放证书所造成的一切后果,由学院证书发放负责人全部承担。

学院证书发放负责人发放学生证书时,必须组织学生再次核对证书信息。对于特殊情况不能到场领取的,按委托程序办理。

学生领取证书时,必须再次校对证书所有信息,并且必须先核对,后领取,核对无误后方可签字确认领取。

学生核对时如发现问题或出现异常情况,必须立即报告学院、教务处进行核实、处理,核实处理完确保无误后方可签字确认领取。

学院对学生领取证书时提出问题立即核实、处理、报告教务处,确保准确无误。

教务处及时组织人员对学生提出的情况进行核实、处理。

 

 

 

 

 

 

 

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